Intelligente Etikettierung mit SAP für weltweiten Arzneimittelversand

Teva ratiopharm integriert SAP-Labelmanagement-Software des AutoID-Spezialisten ADC Distribution GmbH – ein Unternehmen der OPAL Associates Holding AG.

Medikamenten-Bestellung vom benachbarten Kontinent – Lieferung zeitnah gewünscht und in enorm hoher Stückzahl: Aufträge dieser Größenordnungen verlangen intensive Ansprüche an die logistischen Prozesse von Pharmaunternehmen. Neben schneller Lieferung, sind stabile Verpa-ckungen sowie eine fehlerfreie und deutliche Etikettierung der wichtigste Faktor beim Versand ins Ausland. Sind zudem Sonderzeichen auf den Labels gefordert, muss der Hersteller über eine intelligente Software verfügen, die flexible Schriftarten für Etikettierungen bereitstellt.

Mit diesen Anforderungen sah sich auch der Pharmakonzern Teva ratiopharm im Jahr 2013 kon-frontiert, als erstmals kyrillische Etiketten für einen Versand nach Russland notwendig waren. Das Unternehmen entschied sich, in einem Pilotprojekt eine Labelmanagement-Software des AutoID-Spezialisten OPAL Associates GmbH im Verbund mit einer Standard Layout-Software zu implementieren. Zusätzlich sollten die Sonder-Labels auf stabilen Industriedruckern der Marke Intermec erstellt werden.

Gesucht: GMP-konforme Label-Software

Seit dem Jahr 2010 ist ratiopharm Teil des weltweit tätigen pharmazeutischen Konzerns Teva Pharmaceutical Industries Ltd, mit Sitz in Ulm. Durch die Integration in den internationalen Verbund wird der Arzneimittelnachschub der ratiopharm deutlich gestärkt. Das Unternehmen versendete im Jahr 2012 allein am Standort Deutschland rund 320 Millionen Arzneimittelprodukte. Für eine konkrete Zuordnung und Versendung müssen diese eindeutig etikettiert werden.

In der Vergangenheit setzte das Unternehmen auf die Software Labelshop für die Etiketten-Erstellung. Allerdings war die Software wenig flexibel, sodass weder verschiedene Druckertypen in die Prozesse eingebunden werden konnten, noch der Ausdruck von Sonderzeichen oder Icons möglich war. Für die Herstellung von Arzneimitteln und Wirkstoffen müssen zudem strenge Richtlinien zur Qualitätssicherung eingehalten werden – die sogenannte GMP (Good Manufac-turing Practice)-Konformität. „Die GMP-Konformität bezieht sich auf das Layout und die Daten-inhalte der Etiketten. Denn wir müssen protokollieren, wer zu welchem Zeitpunkt die Daten der Etiketten auf welche Weise verändert hat. Das Protokollieren muss bis zum endgültigen Druck vorhanden sein“, erklärt Stefan Piehler, Senior Manager SAP Support CoE bei Teva ratiopharm. Da die GMP-Konformität ebenfalls nicht mehr von der Software erfüllt wurde, begaben sich die Verantwortlichen auf die Suche nach einer neuen Lösung.

Etikettenerstellung über Konditionsfindung war gewünscht
Quelle: ©Teva ratiopharm.

Quelle: ©Teva ratiopharm.

Flexible Etikettierung und Druckereinbindung war für die neue Lösung unabdingbar. Denn neben Sonderzeichen, Icons und Symbole musste die neue Software auch unterschiedliche Modelle von Industriedruckern einbinden können und nicht auf einen Druckertyp festgelegt sein. Ferner sollten kundenspezifische Etiketten ohne viel Aufwand erstellt und gedruckt werden können. Eine einfache und stabile Implementierung ins vorhandene SAP-System war für das Teva ratiopharm-IT-Team obligatorisch.

Durch den langjährigen Partner und Druckerlieferanten von Teva ratiopharm – das Unternehmen ADC Distribution GmbH – wurden die IT-Verantwortlichen erstmalig aufmerksam auf das von dem AutoID-Spezialisten OPAL Associates GmbH programmierte SAP-integrierte Labelmanagement.

OPAL-Lösung ermöglicht flexible Labelerstellung und unbeschränkte Lizenzen

Den SAP-Experten begeisterte speziell die effektive Erstellung, den Ausdruck und die Pflege der Etiketten direkt im SAP-System. Es ermöglicht zudem, ein Regelwerk für die Findung der ent-sprechenden Etikettenformate schnell und ohne Entwicklungskenntnisse zu erstellen. Hierfür sind verschiedene Parameter im Standard bereits verfügbar. „Das Programm war sehr einfach bedienbar und benutzerfreundlich, sodass wir in kurzer Zeit die Lösung schon unter realen Bedingungen testen konnten. Der Berater war daher nur zwei Tage bei uns im Haus. Danach war alles selbsterklärend“, berichtet Erich Harscher.

Neben der Benutzerfreundlichkeit sagte dem Team auch die einfache Verwendung von Lizenzen zu. Das OPAL Labelmanagement kennt keine IP-Begrenzungen oder Lizenzbeschränkungen, daher benötigen neue Drucker keine neue Lizenz, sondern werden auf Anforderung sofort über den Server freigeschaltet. Ein weiterer Pluspunkt war für das Team die flexible Etikettenerstellung. Denn sobald ein Etikett im Programm verändert wird, wird dieser Vorgang im OPAL La-belmanagement protokolliert. Die Protokollierung umfasst auch Fehlermeldungen beim Drucken, sodass bei eventuellen Störungen im Druckprozess der Mitarbeiter sofort benachrichtigt wird. Die Datenermittlung und Logik, beispielsweise – wann wird welches Etikett gebraucht, in welcher Sprache mit wie vielen Kopien, auf welchen Druckern soll ausgegeben werden – werden über das SAP-System abgearbeitet. Damit ist Teva ratiopharm nun sehr flexibel in der Etikettenvielfalt geworden. „Beispielsweise kann ich zehn Etiketten einstellen und das System wählt anhand der Konditionen das passende Etikett zum richtigen Auftrag heraus“, so Harscher.

SAP Labelment Teva ratiopharm picII

Quelle: ©Teva ratiopharm.

Hohe Einsparpotenziale dank OPAL-Lösung

Das OPAL Labelmanagement verzeichnet laut Harscher aktuell enorme Mehrwerte, sowohl für die Mitarbeiter, als auch für die internen Prozesse. „Wir haben nun ein einziges System, mit dem wir Labels erstellen und darüber hinaus jeden Drucker ansteuern können, um das Etikett zu drucken. Auch ältere Modelle sind problemlos eingebunden worden. Somit mussten wir nicht zwin-gend Neugeräte anschaffen, was eine enorme Kostenersparnis darstellt. Zudem ist die ursprüngli-che Zahl von 20 Etikettenlayouts für verschiedene Druckermodelle auf fünf Layouts verringert worden. Laut Harscher konnte durch die OPAL-Lösung in Verbund mit den Intermec-Druckern in jedem Bereich der Produktion eine deutliche Effizienz und Struktursteigerung generiert werden.

Globale Ausweitung der Lösung geplant

Anfang 2014 zieht Erich Harscher, IT Business Analyst SAP Support CoE Production bei Teva ratiopharm, ein erstes Fazit: „Die neue Lösung arbeitet stabil und sicher. Neben der flexiblen und problemlosen Einbindung der Drucker begeisterte uns auch die transparente Protokollierung der Etiketten. Unsere Validierungsprozesse konnten damit zeitlich um gut 50 Prozent verringert werden.“

Aktuell ist eine Lizenzerweiterung auf 70 Drucker beauftragt. Zudem sind zukünftige Etiketten-Aufträge auf Basis japanischer Schriftzeichen in Aussicht, die mit dem OPAL Labelmanagement ebenfalls problemlos erstellt werden können. Aufgrund der durchweg positiven Erfahrungen sei sogar geplant, die Lösung in die globale Teva-Strategie aufzunehmen, sodass künftig auch andere Länder diese operativ einsetzen werden.

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