Sieben Tipps für erfolgreiches Business Process Management

Gezieltes Business Process Management (BPM) wird mit nachweisbaren Erfolgen belohnt. Die „BPM-Quintessenz“-Studie wertet 35 Einzelstudien aus und offenbart, was zu erfolgreichem BPM beitragen kann: Sieben Tipps.

Wer seine Geschäftsprozesse erfolgreich managt, nimmt auf viele Bereiche positiven Einfluss. Nicht nur Kosten und Zeit lassen sich sparen; auch in den Bereichen Qualität, Prozesssteuerung, Steuerungssicherheit sowie Controlling und Kundenorientierung macht sich gutes BPM bemerkbar.

Daher ist eine gezielte und strukturierte Umsetzung im Unternehmen unerlässlich. Neben der zu geringen Aufmerksamkeit für die Prozessperspektive an sich wird immer wieder deutlich, dass bestimmte Aspekte häufig außer Acht gelassen oder unzureichend umgesetzt werden, obwohl ihr Nutzen evident ist. Organisationsindividuelle BPM-Ansätze müssen jedoch nicht zwingend einen hohen Änderungsaufwand oder große Kosten nach sich ziehen:

1. Stellen Sie schnellen und transparenten Nutzen sicher.

BPM überzeugt umso mehr, wenn in kurzer Zeit unmittelbarer Nutzen generiert werden kann und dieser für die Fachabteilungen transparent ist. Stellen Sie sicher, dass der Aufbau von Methode und BPM-Organisation konkreten Nutzen nicht zu sehr verzögert.

2. Sorgen Sie für ein systematisches Change Management.

Umfang und Ziele des BPM frühzeitig festzulegen, ist eine erfolgskritische Grundlage. Die IT-Abteilung in Abläufe einzubinden und eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern, kristallisiert sich als Erfolgsfaktor aus den Studienergebnissen heraus. Auch Manager-Trainings und Schulungen zum Thema BPM haben sich insbesondere was die oft mangelnde Akzeptanz angeht als sehr hilfreich erwiesen.

3. Schaffen Sie eine einheitliche Vorgehensweise.

Das notwendige Know-how beschränkt sich viel zu häufig auf einige wenige Experten. Schaffen Sie Verständnis auf breiter Ebene – nur gute Kommunikation ermöglicht gutes BPM-Management. Über die Hälfte der befragten Unternehmen kann keine bzw. eine nur gering ausgeprägte einheitliche unternehmensweite Vorgehensweise erkennen. Dabei ermöglicht ein besserer Informationsfluss eine bessere Kooperation und somit einen reibungsloseren Ablauf.

4. Richten Sie ein Center of Excellence für BPM ein.

Die Expertise der BPM-Fachabteilungen optimal zu nutzen, ist ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg: 33 Prozent der Unternehmen mit BPM-Kompetenzzentrum können bereits nach ein bis zwei Jahren (oder weniger) ein Return on Investment verzeichnen. Insbesondere bei Best-Practice-Unternehmen findet man sie häufig. Auch Unternehmen, die mit ihrem BPM zufrieden sind, haben sehr oft ein Center of Excellence. Als zentrale Servicestelle kann es die unternehmensweite Implementierung, Koordination, Kontrolle und Optimierung des Geschäftsprozessmanagements und der Process Governance unterstützen.

5. Ernennen Sie Process Owner.

Die Aufgaben der Process Owner(Identifikation und Einbezug der Prozessbeteiligten, Monitoring, Reporting, Steuerung und Verbesserung der ihm zugewiesenen Prozesse) haben einen starken Einfluss auf den Projektverlauf. Fast drei Viertel (73 Prozent) der einbezogenen Unternehmen haben diese Rolle in ihr BPM integriert. Auch ein Chief Process Officer (CPO) kann sich als nützlich erweisen. Zwar geben nur 22 Prozent der Befragten an, diese Position etabliert zu haben

6. Sorgen Sie für Unterstützung aus dem Management.

Nur wenn die Geschäftsführung BPM als notwendige Maßnahme begreift und es dementsprechend akzeptiert, ist ein Grundstein für erfolgreiche Abläufe gelegt. Entwickeln Sie eine BPM-Strategie und binden Sie diese in ihre Unternehmenspraxis ein. Klar formulierte strategische und operative Ziele, die mit den allgemeinen Zielen des Unternehmens im Einklang stehen, erleichtern das Vorgehen.

7. Nutzen Sie das Potenzial von Social Media und agilen Methoden.

Studienergebnisse deuten darauf hin, dass bisher vor allem größere Unternehmen „Social-Collaboration-Platforms“ im BPM-Kontext einsetzen. Unternehmen mit einem hohen Umsatz (>10 Mrd. €) verwenden häufiger eine Social-Collaboration-Plattform als Firmen mit geringerem Umsatz. Agile Methoden sind zwar noch nicht weit verbreitet, da oft noch die entsprechenden Kenntnisse fehlen. Es gibt aber Anzeichen, dass Unternehmen durchaus profitieren können.

 

Grafik: BPM-Quintessenz Studienergebnisse (Auszug)
Quelle: Studie Metastudie BPM-Quintessenz, BPM-Labor HS Koblenz, Prof. Dr. Komus

Quelle: Studie Metastudie BPM-Quintessenz, BPM-Labor HS Koblenz, Prof. Dr. Komus

Die komplette Studie ist unter www.bpm-quintessenz.de kostenlos verfügbar.
www.bpm-labor.de

 

 

Quelle Titelbild: Shutterstock

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