Ein Reporting für 17 Töchter

Foto: Fotolia, Stefan Rajewski

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Abschlussprozesse vereinheitlichen und straffen sowie konsistente Finanzdaten schaffen: Das sind die Ziele des Group Accounting Managers von AEG Power Solutions Roger de Vries.

Die AEG Power Solutions Group ist ein weltweit agierender Hersteller von leistungselektronischen Systemen und Lösungen für die industrielle Stromversorgung. Das Unternehmen bietet ein umfangreiches Produkt- und Serviceportfolio im Bereich der Leistungsumwandlung und -steuerung an und beschäftigt in weltweit mehr als 17 Tochtergesellschaften rund 1.650 Mitarbeiter.

„Wir haben nun eine klare Sicht auf die Finanzdaten und die Unternehmensleistung”

Die alleinige Tochter der Holdinggesellschaft 3W Power S.A. mit Sitz in Zwanenburg (Niederlande) verfolgt im Rahmen ihrer Geschäftsentwicklung eine langfristig angelegte Wachstumsstrategie. Eine wichtige Grundlage dafür bilden zeitnahe, präzise und aussagekräftige Informationen zur finanziellen Lage und zur Unternehmensleistung aus den einzelnen Gesellschaften. Diese liefert seit kurzem die Anwendung SAP BusinessObjects Planning and Consolidation als zentrale Plattform für die finanzielle Planung, Budgetierung und Prognose, die konsolidierte Berichterstattung und ein standardisiertes Gruppen-Reporting.

„Wir haben nun eine klare Sicht auf alle Finanzdaten und die Unternehmensleistung, da wir mit der neuen IT-Lösung die Budgetplanung eng mit den Konsolidierungsprozessen und dem Gruppen-Reporting verzahnen konnten“, verdeutlicht Roger de Vries, Group Accounting Manager bei AEG Power Solutions. So fließen die dezentral erfassten Finanzdaten aus den weltweit operierenden Konzerngesellschaften auf dem schnellsten Weg in das zentrale Controlling, das die Daten konsolidiert, konsistent verwaltet und für Reporting-Zwecke aufbereitet und bereitstellt.

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Fachanwender können etwa Dashboards oder spezielle Reports selbst erstellen. „Das entlastet das Beratungs- und IT-Budget, was nicht zuletzt laufende IT-Kosten nachhaltig senkt", sagt Roger de Fries, Group Accounting Manager von AEG Power Solutions.

Auf der Grundlage dieser aktuellen, validen und aussagekräftigen Zahlen erhält das Management dann detaillierte Auswertungen und kann damit fundierte strategische Geschäfts- und Investitionsentscheidungen treffen und das Wachstum vorausschauend steuern.

 Vorab-Reports im Flashformat möglich

Das Spektrum an Auswertungen und Reports ist umfassend. Es reicht von Analysen zu Veränderungen im Auftragsbestand pro Konzerngesellschaft, Produktlinie und strategischen Business Units bis hin zu variablen und fixen Kosten nach Herkunft und Funktion pro Produktlinie. Hinzu kommen Berichte für Gewinn-und-Verlust-Rechnungen oder Bilanzen und Auswertungen zu Umsätzen aus dem Auftragsbestand.

Durch Vorab-Reports im Flash-Format kann sich das Management auf einen Blick über Bestellungen, Umsätze und das Betriebsergebnis, inklusive der Aufwendungen für die Forschung und Entwicklung und die Geschäftsleitungsvergütungen informieren. Nicht zuletzt zeigen Plan-Ist- und Forecast-Vergleiche detailliert auf, ob sich Umsätze, Gewinnmargen oder das Betriebsergebnis wie vorgesehen entwickeln.

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Zu diesen strategischen Vorteilen einer zentralisierten und integrierten Planungs- und Konsolidierungs-Plattform gesellt sich der operative Nutzen. Dazu zählt, dass die Prozesse bei der Konzernkonsolidierung nun IT-gestützt, standardisiert und damit auch deutlich straffer durchgeführt werden können. „Da zeitraubende Abstimmungen über Excel-Dateien per E-Mail oder nachfolgende Telefonanrufe entfallen, erledigen wir die entsprechenden Aufgaben jetzt in nur zwei Tagen statt wie früher in mehr als einer Woche“, betont Roger de Vries.

Konsolidierung heute in zwei Tagen

Möglich ist das, weil geschäftlich miteinander verbundene Gesellschaften mit der IT-Lösung bei der Inter-Company-Abstimmung interne Kontostände, wie etwa Forderungen und Verbindlichkeiten, quasi in Echtzeit abgleichen und validieren können. Inter-Company-Eliminierungen, Differenzen bei der Währungskonvertierung oder Vorgabewerte für die Budgetierung werden automatisch auf Basis vorab definierter Geschäftsregeln berechnet.

Maßgeschneiderte Zugriffsprofile und automatisierte Hintergrundprozesse sorgen dafür, dass jede Gesellschaft nur die Finanzdaten ihrer Partnerunternehmen einsehen kann. Ebenso werden Finanzzahlen schon bei der Eingabe auf ihre Gültigkeit und Plausibilität hin geprüft, was die Datenqualität erhöht.

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Die derzeit rund 30 Endanwender in 25 angebundenen Konzerngesellschaften und die fünf Key User in den Zentralen in Amsterdam und Paris wissen die Vorzüge der integrierten und einfach zu bedienenden Lösung zu schätzen: Sie arbeiten zum einen bei der Eingabe von Plandaten, bei der Berichterstellung oder beim Reporting durchgängig auf den vertrauten Excel-basierten Benutzeroberflächen.

 Die IT-Kosten sollen sinken

Zum anderen können die Key User die im Vorfeld definierten Eingabemasken, Layouts und Dashboards für das Gruppen-Reporting ohne großen Aufwand in Eigenregie an die jeweiligen Anforderungen anpassen. Auch Geschäftsregeln, etwa für die Währungskonvertierung, für Umbuchungen oder zum Saldenvortrag, wie auch die Validierungen oder Ladeprozesse können je nach Bedarf selbst eingerichtet werden.

„Indem Fachanwender diese Arbeiten in die eigene Hand nehmen, entlasten wir das Beratungs- und IT-Budget, was nicht zuletzt laufende IT-Kosten nachhaltig senkt“, erläutert Roger de Vries. Die entsprechende Schulung hatten die Key User durch die Berater des Einführungspartners ORBIS bereits sehr früh im Verlauf des Projekts erhalten.

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Im nächsten Schritt will der Anbieter von Stromversorgungslösungen die neu eingeführte SAP-Anwendung für Budgetierung und Konsolidierung mit der vorhandenen SAP-NetWeaver-Business-Warehouse-Lösung verknüpfen. Das soll die Finanzplanung noch effizienter machen, die pro Produktlinie und auf Konten der Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie zusätzlich auf rund 50 Kostenarten erfolgt. Dadurch werden die zentralen Controller in der Lage sein, die Planzahlen, die dezentrale Planungsverantwortliche eintragen, direkt mit den Budgetvorgaben abzugleichen und Abweichungen davon sofort zu erkennen und zu korrigieren.

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