Alles auf dem Bildschirm

Loewe ist bekannt für High-End-TV-Geräte (Foto: Fotolia)

Loewe ist bekannt für High-End-TV-Geräte (Foto: Fotolia)

TV-Hersteller Loewe hat durch eine SAP-integrierte Komplettlösung seine Rechnungsverarbeitung voll im Blick.

 

Bei seinen Panels beherrscht TV-Pionier Loewe aus Kronach und Premium-Anbieter audiovisueller Systemlösungen im Heimbereich wie kein anderer die Kunst, aus zugelieferten Komponenten die optimale Bildqualität herauszuholen. Im Rechnungswesen sieht es ähnlich aus: Schon früher herrschte dort ein hoher, nahezu fehlerfreier Standard. Durch die Einführung einer SAP-integrierten Komplettlösung für die Rechnungsverarbeitung der FIS GmbH wurde die Kreditoren-Buchhaltung noch einmal auf eine neue Qualitätsstufe gehoben.

Die eingesetzte Lösung besteht aus dem FIS/edc Workflow samt vorgeschaltetem Rechnungsleser FCI für die OCR-Erkennung. Das Ergebnis ist eine vollständig in SAP integrierte und modular aufgebaute Anwendung. Gescannte Belege wie Eingangsrechnungen und EDI-Nachrichten lassen sich bei Loewe damit automatisiert und einheitlich verarbeiten.

Die früher übliche Handarbeit für die Buchhalter hat sich mit der neuen Lösung drastisch reduziert. FCI liest selbstständig relevante Informationen gescannter Belege aus, validiert sie anhand von Stammdaten oder Plausibilitätskriterien und übergibt sie an SAP. „Über den FIS/edc-Monitor können wir die Rechnungen sehr komfortabel prüfen und buchen, an das E-Mail-System zur Genehmigung versenden und den folgenden Prozess überwachen“, erklärt Ilona Gerber, Leiterin Rechnungswesen des Traditionsunternehmens. 70.000 Rechnungen werden mit dem System pro Jahr verarbeitet, darunter 10.000 aus vier europäischen Landesgesellschaften.

Purchase-to-Pay Lösung und eProcurement

Die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Eingangsrechnungen hängt bei Loewe eng zusammen mit einer systembasierten Prüfung von Bestellungen im Gemeinkosten- und Dienstleistungsbereich. Allein der Fertigungsmaterialeinkauf in Kronach beläuft sich auf rund 200 Mio. € pro Jahr.

Jede Bestellung zieht zwangsläufig eine Eingangsrechnung nach sich. Früher war die Bestellsystematik bei Loewe im Einkauf von Gemeinkosten und Dienstleistungen recht uneinheitlich, woraus Schwächen im Prozessworkflow der Rechnungsprüfung resultierten: Fehlende Wareneingangsbuchungen zur Bestellung und lückenhafte Referenzen auf den Lieferscheinen verzögerten den Informationsfluss und erhöhten die Durchlaufzeiten bis zur Zahlung. Die Folge waren Skonto- und Zinsverluste.

Ziel war deshalb die Einführung einer neuen Gesamtlösung, bestehend aus einer SAP-systembasierten eProcurement-Einkaufslösung für Gemeinkostenmaterial bzw. C-Teile und einer Software zur automatischen Rechnungseingangsverarbeitung. Die Automatisierung der  Geschäftsvorgänge im Beschaffungs- und Bezahlwesen (Purchase-to-Pay) durch einen elektronischen, SAP-integrierten Workflow sollte letztlich für mehr Übersicht, kurze Durchlaufzeiten und Kostenersparnis sorgen.

 

Ilona Gerber, Leiterin Rechnungswesen bei LOEWE

Fernsehen und Internet: LOEWE Connect 40

Verarbeitung auch von Gemeinkosten in FIS/edc

Das System unterstützt nun den gesamten Buchungsprozess in SAP, ermöglicht eine automatisierte Verbuchung bis auf Positionsebene und ist mit einem Genehmigungsverfahren über das E-Mail-System leicht für jeden Mitarbeiter zugänglich. Im Jahr 2010 hat Loewe ein Gemeinkosten-Bestellsystem für die wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung eingeführt und kann dadurch FIS/edc auch für die Verarbeitung von Gemeinkostenrechnungen nutzen.

Gerwin Zwosta, Teamleiter Rechnungswesen Kreditoren bei Loewe, erklärt: „FIS/edc erkennt anhand der Bestellnummer, ob sich die Rechnung auf SAP oder das Gemeinkosten-Bestellsystem bezieht und verarbeitet sie dann durchgängig als MM-Rechnung.“ 80 % beträgt der Anteil der bestellbezogenen Rechnungen bei Loewe, der Rest sind FI-Belege.

Die in der Poststelle eingehenden Eingangsrechnungen werden sofort an Gerwin Zwosta weiterleitet, der sie entsprechend ihrer Aufgabengebiete an seine Sachbearbeiter/innen verteilt. Jede Rechnung, die morgens eingeht, ist so bis spätestens um halb zwölf gescannt.

Integration ins SAP-System

Die Sachbearbeiter/innen vergleichen die ausgelesenen Informationen mit den Bestelldaten und Preisen im SAP-System. In einem dreigeteilten Monitor sehen sie dazu auf einen Blick das gescannte Bild (bzw. den digitalen Datensatz), die erkannten Daten und die dazugehörige Bestellung. FI-Rechnungen gehen anschließend in den Freigabeworkflow, MM-Rechnungen werden durchgebucht und – falls es Preis- oder Mengendifferenzen gibt – ebenfalls über FIS an die zuständigen Disponenten oder Einkäufer zur Genehmigung weitergeleitet. Über 100 Freigeber sind bei Loewe an diesen Workflow angebunden.

Für beliebige Layouts liefert FCI hohe Erkennungsraten, ohne vorher trainiert werden zu müssen. Eine besondere Herausforderung im Projekt, so Reinhold Bienlein, Leiter Anwendungsbetreuung bei Loewe, sei anfangs die Erkennung von Kreditorenrechnungen mit speziellem Layout gewesen. Hier kann das Freiformverfahren der FIS-Lösung noch zusätzlich mit einer Templatelösung ergänzt werden, über welche die Rechnungen dann vollständig und automatisch erkannt werden. Gleichzeitig lernt die Software von Tag zu Tag dazu und speichert diese Daten in der integrierten Wissensdatenbank.

Stark bei den Positionsdaten

Ilona Gerber: „Wir haben sehr hohe Ansprüche an die Datenextraktion, da aus den  Rechnungen unterschiedlichster Layouts nicht nur Kopf- sondern auch Positionsdaten ausgelesen werden müssen.“ Bei einer bestellbezogenen Rechnungseingangsprüfung muss der Lieferant auch die Bestellnummer auf der Rechnung angeben. Bei Fertigmaterial-Bestellungen erhält Loewe dann so genannte Sammelrechnungen, auf der 40 oder 50 bestellte Positionen enthalten sein können. Die Bestellnummern der einzelnen Teile sind dort in einem Zahlenwust „versteckt“ und mussten früher einzeln mit der Bestellung in SAP abgeglichen werden.

Die Software findet und erkennt diese Positionsdaten von selbst, liest zusätzlich die Preise und Mengen aus und übergibt die Daten an SAP und FIS/edc, wo die automatisierte Prüfung und Buchung stattfindet. „Wo unsere Buchhalter früher eine halbe Stunde zur Prüfung einer einzigen Sammelrechnung brauchten, überwachen sie den Vorgang heute nur noch. Dauer: zwei Minuten“, so Gerwin Zwosta.

Einsatz bei Auslandsgesellschaften

Personal baut das Kronacher Unternehmen aufgrund der IT-Automation nicht ab. Die Software hilft vielmehr dabei, ein steigendes Rechnungsvolumen zu bewältigen und effizient zu verarbeiten. Den Mehraufwand im Volumen fängt Loewe somit durch ein intelligentes System ab.

Diese Vorzüge zeigen sich vor allem bei der Einbeziehung ausländischer Tochtergesellschaften in die Rechnungsverarbeitung. Seit die Software erstmals zum Einsatz kam, hat Loewe ihren Einsatz kontinuierlich ausgebaut. Schon kurz nach Einführung des Systems in der Konzernzentrale startete der Ausbau für die Landesgesellschaften in Österreich, Italien, Großbritannien und Frankreich. Auch deren Buchhaltung wird heute von der Zentrale in Kronach aus gesteuert, die damit das Financial Shared Service Center für die europäischen Loewe-Töchter darstellt.

Die Töchter kontieren die eintreffenden Rechnungen, scannen sie ein und übermitteln sie per Serververbindung nach Kronach, wo dann die Nachbearbeitung und Buchung stattfinden. Insgesamt verbessern sich auch die Kontrollmöglichkeiten, weil man in Kronach über die Software direkt in die Buchhaltung der Tochtergesellschaften einsehen kann.

Kommentare

You can use these tags: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>