Gemeinsames Rezept

Bei Mario Camacho Foods, einem schnell wachsenden Anbieter von Oliven und anderen Feinkostprodukten, sorgt SAP Business One nach einer Fusion für einheitliche Verhältnisse.

A. Camacho Inc., ein US-amerikanischer Importeur und Anbieter von Feinkost, war das kleinere der beiden Unternehmen, die sich zu Mario Camacho Foods zusammenschlossen. Ein Jahr vor der Fusion hatte A. Camacho seine Unternehmenssysteme mit SAP Business One ersetzt. Grund für den Wechsel war, dass die vorhandenen Anwendungen keinen ausreichenden Support boten und den Anforderungen des Unternehmens nicht mehr gewachsen waren. „Wir wollten eine erstklassige Unternehmensanwendung, dachten aber, dass SAP-Software finanziell eine Nummer zu groß für uns wäre“, sagt Ken Starling, Technik-Leiter bei Mario Camacho Foods. „SAP konnte uns aber davon überzeugen, wie gut SAP Business One zu uns passt – sowohl im Hinblick auf unsere Anforderungen als auch auf unser Budget. Über SAP kamen wir auch zu Real Solutions of North America , einem hervorragenden lokalen Systemintegrator, der sich auf SAP Business One spezialisiert hat.“

Im Vorfeld seiner Kaufentscheidung hatte das Unternehmen die Software auf Herz und Nieren geprüft. In allen Aspekten hatte dabei SAP Business One gegenüber seinen Wettbewerbern die Nase vorn. Je eingehender sich Starling mit den verschiedenen Lösungen befasste, desto klarer wurde, dass insbesondere die Flexibilität des neuen Systems eine entscheidende Rolle spielte. „Bei unserer vorhandenen Software war es jedesmal frustrierend, wenn wir versuchten, unsere speziellen Anforderungen im System abzubilden“, sagt Starling.

„Als Real Solutions uns die benutzerdefinierten Funktionen von SAP Business One vorführte, war mir sofort klar, dass das genau die Lösung war, die wir suchten. Sie bietet alle Vorteile einer individuellen Anpassung – ohne die Nachteile eines umfassenden Customizing. Und sie gibt uns sehr viel Flexibilität.“

Einheitliche Software und Prozesse

Der Einführung vom SAP Business One ging eine intensive Planungsphase voraus. Die enge Zusammenarbeit zwischen A. Camacho und Real Solutions zahlte sich aus: Das Projekt konnte termingerecht und unter dem vorgegebenen Budget abgeschlossen werden. Der sorgfältigen Vorbereitung auf den Umstieg war es auch zu verdanken, dass das Altsystem mit der Inbetriebnahme von SAP Business One abgeschaltet werden konnte. „Unsere Entscheidung, keine parallelen Systeme zu betreiben, war goldrichtig“, erzählt Starling. „Und unsere Kunden haben überhaupt nichts davon gemerkt.“

Kurz nach dem Umstieg auf die neue Lösung gab die Unternehmensleitung die bevorstehende Fusion mit der Mario Olive Company bekannt. Das in den USA bekannte Unternehmen für Olivenprodukte wollte seine Präsenz in Supermärkten, im Servicebereich und auf anderen Märkten in Nordamerika deutlich ausbauen. Nach Meinung der Mario Olive Company ließ sich das am besten über einen Zusammenschluss mit einem renommierten Lebensmittelanbieter realisieren, der über einen etablierten Import, einen Food Service und ein entsprechendes Verteilernetz verfügt.

Eine der ersten Entscheidungen nach der Fusion war, im gesamten Unternehmen ein einheitliches Softwaresystem einzuführen. Aber entgegen der sonst bei Fusionen üblichen Praxis entschied man sich gegen die Anwendungen des größeren Unternehmensteils und beschloss, SAP Business One unternehmensweit zu implementieren.

„Auch die Mario Olive Company hatte Probleme mit ihren vorhandenen Systemen“, erläutert Starling. „Zudem hatte sich in den paar Monaten mit SAP Business One bereits gezeigt, wie gut die Anwendung zu einem Import- und Handelsunternehmen passt. Insofern war es eine leichte Entscheidung.“

Die richtige Lösung – in jeder Hinsicht

Inzwischen hat sich SAP Business One in allen vier großen Unternehmensbereichen von Mario Camacho Foods hervorragend bewährt. „Im Finanzwesen haben wir jetzt viel mehr Tools, mit denen wir effizienter arbeiten können“, sagt Jeff McMahon, Finanzchef des Unternehmens. „Unsere alte Software arbeitete nach dem Prinzip der Stapelverarbeitung. Analysen konnten nur schwer und auch nur von erfahrenen Finanzleuten, unserem Controller oder von mir selbst durchgeführt werden. Mit SAP Business One haben wir jederzeit einen aktuellen Überblick über unsere Finanzen und Analysewerkzeuge, die jeder in der Abteilung leicht bedienen kann. Dadurch hat unser Team jetzt die Zeit, an der Unternehmensplanung auf einer höheren Ebene mitzuwirken.“

Das Unternehmen profitiert auch im Einkauf und in der Logistik deutlich von dem neuen System. Bisher hatte die Mario Olive Company die meisten Einkäufe bei Großlieferanten per Electronic Data Interchange (EDI) bezahlt. Das Verfahren hatte sich für alle Beteiligten bewährt. Um EDI-Zahlungen möglich zu machen, integrierte Mario Camacho Foods den Transaction Manager von True Commerce mit SAP Business One. „Jetzt nutzen wir EDI für 78% unserer Einkäufe“, berichtet McMahon. „Damit, und mit den hervorragenden Einkaufsfunktionen von SAP Business One, haben wir unsere Effizienz deutlich verbessert.“

Auch der Vertrieb verfügt jetzt über umfassendere Funktionen und kann Aufträge und Lieferungen einfacher verfolgen und Kunden auf dem Laufenden halten. „Mit unserer alten Software hätte unser Kundenservice unser deutliches Wachstum der letzten Zeit niemals bewältigen können“, sagt McMahon. „Vorher brauchten wir acht Fenster für die Bearbeitung eines Auftrags. Mit SAP Business One geht das jetzt mit einem. Durch diese Verbesserungen konnten wir unser Personal im Kundenservice trotz unseres Wachstums reduzieren.“

SAP Business One bringt auch in den Lagern und im Versand von Mario Camacho Foods deutliche Vorteile. „In unserem alten System konnten wir eine Bestellung nicht gleich bestätigen, weil unsere Bestandsberichte keine zuverlässigen Daten über die Verfügbarkeit der Waren lieferten“, erinnert sich McMahon. „Da das System mit Stapelverarbeitung funktionierte, hinkte es immer einen Tag hinterher. Und wenn die Verfügbarkeitsdaten dann endlich vorlagen, war es schwer herauszufinden, im welchem unserer Lager die Ware vorrätig war. Mit SAP Business One kann jedes Lager Berichte in Echtzeit liefern. Damit wissen wir genau, wo wir stehen, und können sofort Anfragen von Kunden beantworten.“

Dynamisch in die Zukunft

Seit der Einführung von SAP Business One verzeichnet auch die IT-Abteilung eine geringere Arbeitslast und eine höhere Effizienz. „Früher spielten wir den ganzen Tag Feuerwehr. Mit SAP Business One läuft jetzt alles geregelter“, sagt Starling. „Dadurch haben wir jetzt mehr Zeit, unseren Anwendern dabei zu helfen, noch produktiver zu werden.“

Die Fusion und die unternehmensweite Einführung von SAP Business One haben sich für Mario Camacho Foods mehr als gelohnt: Mit der Anwendung hat sich das Unternehmen zum größten Importeur von grünen Tafeloliven in den USA mit einer starken Präsenz in Supermärkten entwickelt. „Wir sind jetzt in jeder Hinsicht zu einem Unternehmen zusammengewachsen“, sagt McMahon. „Und unsere Entscheidung, SAP Business One unternehmensweit einzuführen, hat auch entscheidend dazu beigetragen.“

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